Abrechnung Der Abrechnungsprozess
Auszahlungstermine, Tipps und Hilfen
Wann? | Welche Zahlung? |
13. Januar | Abschlag Dezember 2024 |
31. Januar | Rest 3/2024 |
10. Februar | Abschlag Januar 2025 |
10. März | Abschlag Februar 2025 |
10. April | Abschlag März 2025 |
30. April | Rest 4/2024 |
12. Mai | Abschlag April 2025 |
10. Juni | Abschlag Mai 2025 |
10. Juli | Abschlag Juni 2025 |
31. Juli | Rest 1/2025 |
11. August | Abschlag Juli 2025 |
10. September | Abschlag August 2025 |
10. Oktober | Abschlag September 2025 |
31. Oktober | Rest 2/2025 |
10. November | Abschlag Oktober 2025 |
10. Dezember | Abschlag November 2025 |
Honorarunterlagen 1/2025 in "Meine KVB"
Die Richtigstellungsmitteilung für das Abrechnungsquartal 1/2025 steht in der elektronischen Abrechnungsakte zur Verfügung. Die weiteren Honorarunterlagen und der Honorarbescheid für das Abrechnungsquartal 1/2025 werden voraussichtlich bis Ende Juli 2025 in der elektronischen Abrechnungsakte einzusehen sein.
Der postalische Versand der Honorarunterlagen erfolgt am 12. August 2025.
Bitte beachten:
- Widersprüche gegen den Honorarbescheid/die Richtigstellung sind erst ab Erhalt der postalisch versendeten Honorarunterlagen zulässig. Für die Einlegung eines Widerspruches gilt die im per Post versendeten Honorarbescheid in der Rechtsbehelfsbelehrung genannte Frist. Diese gilt gleichlautend auch für den Antrag auf Berichtigung/Ergänzung der Abrechnung.
- Widersprüche per einfacher E-Mail, auch als angehängte PDF-Datei mit eingescannter Unterschrift, sind nach aktueller Rechtssprechung unzulässig.
Nachhaltiger Honorarbescheid
Möchten Sie Post der KVB reduzieren bzw. weniger Papierunterlagen archivieren? Dann nutzen Sie den KVB-Online-Service für Honorarunterlagen: einfach Teilnahmeerklärung ausfüllen und an die KVB senden.
Sie erhalten dann nur noch den Honorarbescheid sowie andere rechtsverbindliche Bescheide per Post. Alle weiteren Honorarunterlagen stehen Ihnen bereits zwei Wochen vor dem Postversand online in SmarAkt zur Verfügung.
Konkrete Frage zur Abrechnung?
Mo-Do: 07:30-17:30 Uhr
Fr: 07:30-16:00 Uhr
Fünf Schritte der Abrechnung
Nachdem Sie Ihre Abrechnung in der Praxis über das Praxisverwaltungssystem erstellt haben, überzeugen Sie sich vor Abgabe der Abrechnung, dass diese vollständig und korrekt ist. Wir empfehlen Ihnen dazu die Durchsicht der in Ihrer Praxissoftware durch das KBV-Prüfmodul erzeugten GNR-Statistik (also der Aufstellung/Übersicht aller abgerechneten Gebührennummern/Leistungspositionen) und ggf. der Fallstatistik.
Dadurch verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick und haben noch die Möglichkeit, Korrekturen oder Ergänzungen vor Abgabe der Abrechnung vorzunehmen.
Bitte beachten Sie die persönliche Leistungserbringung qualifikationsgebundener Leistungen, insbesondere bei angestellten Ärzten, in Berufsausübungsgemeinschaften und MVZ.
Abgabetermin beachten
Die Abrechnung muss bis spätestens zum zehnten Kalendertag des ersten Monats nach Abschluss des Abrechnungsquartals online über das KVB-Mitgliederportal "Meine KVB" oder über den Kommunikationskanal KIM beziehungsweise "KV-Connect" übermittelt werden. Bitte planen Sie Ihre Abrechnungseinreichung rechtzeitig und organisieren Sie Ihren Praxisablauf entsprechend!
Tipp: Der konkrete Termin wird rechtzeitig in den KVB-INFOS, der Beilage des Mitgliederjournals "KVB FORUM", bekannt gegeben.
Zusätzliche Papierunterlagen
Zusätzlich zur Online-Abrechnung sind bestimmte Abrechnungsunterlagen in Papierform per Post zu übersenden. Dazu gehören die unterschriebene Sammelerklärung oder wenn Patienten Besonderer Kostenträger behandelt wurden.
Bitte beachten:
- Die eingereichten Unterlagen und der Briefumschlag benötigen Arztstempel und Betriebsstättennummer.
- Versehen Sie alle Krankenscheine mit Ihrem Arztstempel, um eine zutreffende Rechnungslegung zu ermöglichen, und achten Sie darauf, dass die Abrechnungsdaten in der elektronisch erstellten Abrechnung angelegt sind.
- Reichen Sie auch aus Datenschutzgründen nur die in der Übersicht aufgeführten Papierunterlagen ein.
Anschrift für Briefsendungen
Kassenärztliche Vereinigung Bayerns
"Quartalsabrechnung"
93031 Regensburg
Anschrift für Päckchen/Pakete
Kassenärztliche Vereinigung Bayerns
Bezirksstelle Oberpfalz
Kirchmeierstraße 26
93051 Regensburg
Eine Empfangsbestätigung über den Erhalt Ihrer Abrechnungsunterlagen erhalten Sie von uns elektronisch über „Meine KVB“ direkt in Ihr Postfach.
Sofern Sie - im Ausnahmefall - zusätzlich zu Ihrer elektronischen Empfangsbestätigung eine Empfangsbestätigung per Briefpost benötigen, teilen Sie uns dies bitte mit.
Berichtigung oder Ergänzung
Sollten Sie nach der Übermittlung Ihrer Abrechnung feststellen, dass Sie einen nachträglichen Berichtigungs- oder Ergänzungswunsch haben, senden Sie diesen mit dem Korrekturantrag baldmöglichst per Post/per FAX an die KVB.
Trifft der Antrag innerhalb eines Monats nach offiziellem Abgabetermin ein, können Änderungswünsche noch aktuell in der Abrechnung berücksichtigt werden.
Kassenärztliche Vereinigung Bayerns
Abrechnung
"Abrechnungskorrektur"
Vogelsgarten 6
90402 Nürnberg
Fax: 0911 9 46 67-6 64 44
Bitte beachten:
- Die Kennbuchstaben im Korrekturformular müssen verwendet werden.
- Die Verbuchung der Korrektur erfolgt frühestens mit dem nächsten Honorarbescheid.
- Neuerung: Seit 15. April 2024 erhalten Sie Ihre Eingangsbestätigungen zu Ihren Korrekturanträgen in Ihrem Nachrichtencenter.
Alle dazugehörigen Dokumente rund um die Abrechnungskorrektur sind künftig ebenfalls in Ihrem Nachrichtencenter abrufbar.
Wie gewohnt erhalten Sie diese weiterhin auf postalischem Wege.
Bearbeitung des Korrekturantrags
Die fachspezifische Prüfung und die programmtechnische Bearbeitung Ihres Antrages nehmen etwas Zeit in Anspruch. Wir sind bemüht, jeden Antrag schnellstmöglich der Korrektur zuzuführen. Systemtechnisch bedingte Bearbeitungszeiten können leider nicht beeinflusst werden. Bitte sehen Sie in der Zwischenzeit von Rückfragen über den Arbeitsstand ab. Vielen Dank.
Korrekturen nach Fristende
Ausnahmsweise kann die Abrechnung auch noch nach dem Ende dieser Frist berichtigt oder ergänzt werden. Das muss innerhalb eines Monats nach Erhalt des Honorarbescheides und der Richtigstellungsmitteilung beantragt werden. Voraussetzung ist, dass es sich um die Korrektur von Eingabefehlern in der Mitgliederpraxis handelt und dass die Nichtvergütung der vom Korrekturantrag betroffenen Leistungen mindestens 300 € ausmacht (Abrechnungsbestimmungen § 3 Abs. 3).
Es muss sich um die Korrektur von Eingabefehlern handeln. Nicht umfasst sind sachlich-rechnerische Richtigstellungen, die auf Basis der geltenden Rechtsgrundlagen (B€GO vorgegebene Abrechnungsausschlüsse, Fachgebietsgrenzen etc) umgesetzt wurden.
Sollten Sie den Abgabetermin Ihrer Quartalsabrechnung (bis spätestens zum zehnten Kalendertag des ersten Monats nach Abschluss des Abrechnungsquartals) nicht einhalten können, besteht die Möglichkeit einer Fristverlängerung.
Diese ist online über das KVB-Mitgliederportal "Meine KVB" (Service "Honorar & Abrechnung" mit Suchbegriff "Fristverlängerung der Quartalsabrechnung" zu beantragen. Ihr Eingang wird automatisch bestätigt bzw. genehmigt.
Bitte beachten
Eine Fristverlängerung ist aus prozesstechnischen Gründen nur für längstens 14 Tage möglich. Für Abrechnungen, die nach dem 25. Kalendertag des ersten Monats nach Abschluss des Abrechnungsquartals eingehen, gibt es keine Garantie auf Verarbeitung bzw. Berücksichtigung bei der nächsten Abschlagszahlungen. Bitte planen Sie Ihre Abrechnungseinreichung rechtzeitig und organisieren Sie Ihren Praxisablauf entsprechend!
Liegt ein außergewöhnlicher, begründeter Ausnahmefall (z.B. Krankheit, Tod) vor, der eine Verlängerung der Abgabefrist außerhalb des regulären Bearbeitungsprozesses notwendig macht (also Abgabe nach dem 24. Kalendertag des ersten Monats nach Abschluss des Abrechnungsquartals), so können Sie die außergewöhnliche Fristverlängerung per Mail beantragen.
Liegt ein begründeter Ausnahmefall vor, erhalten Sie einen neuen Abgabetermin.
Spezielle Abrechnungsthemen
Das Online-Aktenverwaltungssystem "SmarAkt" der KVB ermöglicht Vertragsärzten und -psychotherapeuten schnellen Zugriff auf aktuelle Abrechnungsunterlagen und Inhalte weiterer Akten. Der Zugang erfolgt über "Meine KVB".
Bei "Besonderen Kostenträgern" handelt es sich um Kostenträger, die nicht zu den Regional- bzw. Ersatzkassen zählen. Für jeden dieser Kostenträger besteht ein gesonderter Vertrag. Jeder Vertragsarzt muss die Teilnahme an den jeweiligen Verträgen beantragen. Dies geschieht in der Regel bei der Antragstellung zur Zulassung.
Bei der Abrechnung der Besonderen Kostenträger ist zur Unterscheidung ein zweistelliger Kostenträger-Abrechnungsbereich (KTAB) in der Feldkennung 4106 anzugeben. Die KTAB-Erfassung zusätzlich zur Kassennummer unterscheidet sich systembedingt. Bei Problemen ist bei Ihrem zuständigen Software-Dienstleister nachzufragen.
Weisen sich die Versicherten mit einer Krankenversichertenkarte bzw. elektronischen Gesundheitskarte aus, ist müssen keine Abrechnungsscheine bei der KVB eingereicht werden.
ICD-10
Die Vorgaben zum Kodieren von Diagnosen wurden aktualisiert und gelten seit dem 1. Januar 2022 verbindlich für alle an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte und Psychotherapeuten. Diese Vorgaben gelten im Kollektivvertrag, in Selektivverträgen und bei ambulanten Krankenhaus-Behandlungen.
Je genauer Vertragsärzte und -psychotherapeuten kodieren, desto genauer bilden sie ihr Behandlungsspektrum und das der Fachgruppe ab und schaffen die Basis für die Messung der Morbiditätsentwicklung. Aber nicht nur für den Honorartopf ist die Kodierung wichtig, sondern auch für die Krankenkassen, dies spielt eine nicht unerhebliche Rolle beim Finanzausgleich.
Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) hat eine neue Fassung der ICD-10-GM veröffentlicht. Es handelt sich dabei um die Version für das Jahr 2023. Sie bildet zusammen mit dem Operationen- und Prozedurenschlüssel (OPS) die Basis für die Entgeltsysteme in der ambulanten und stationären Versorgung.
Kodierunterstützung
Für die elektronische Abrechnung auf Grundlage des KVDT gelten die Anwendungsbestimmungen der KVB. (Rechtliche Grundlagen: § 295 Abs. 4 SGB V und § 42 Abs. 3 BMV-Ärzte).
Die Anwendungsbestimmungen dienen auch der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnungsverarbeitung. Dabei sind zusätzlich die allgemeinen Abrechnungsbestimmungen der KVB zu beachten.
Um vertragsärztliche Leistungen mittels EDV bzw. online abzurechnen, muss dies bei der Kassenärztlichen Vereinigung vorher "angezeigt" werden. Die KVB wertet den Eingang einer Abrechnungsdatei als "Anzeige".
Zu jeder eingereichten Abrechnungsdatei wird zusätzlich zu den Daten der Betriebsstätte auch die KBV-Prüfnummer des eingesetzten Praxisverwaltungssystems abgespeichert. Die KVB entnimmt aus der eingereichten Abrechnungsdatei im "ADTDatenpaket-Header", die dort hinterlegte KBV-Prüfnummer und vergleicht diese automatisiert mit KBV-Übersicht "Zertifizierte Software KVDT".
Pflicht zur Einreichung
Für ihre Abrechnungen müssen Vertragsärzte und -psychotherapeuten, MVZ, ermächtigte Einrichtungen (Kliniken, Dialyseeinrichtungen) und Laborgemeinschaften jedes Quartal eine mit Originalunterschrift(en) versehene Sammelerklärung in "Papierform" bei der KVB einreichen.
Die Abgabe der Sammelerklärung mit Garantiefunktion ist Voraussetzung für die Entstehung des Honoraranspruchs des einzelnen Vertragsarztes.
Bitte beachten: Fehlt die ordnungsgemäße Sammelerklärung, darf die KVB die "abgerechneten" Leistungen nicht vergüten, da kein Honoraranspruch entstanden ist.
Tipp: Ein mit persönlichen Daten ausgefülltes Formular steht in "Meine KVB" in der Kategorie "Honorar & Abrechnung" unter "Sammelerklärung" zur Verfügung. Das Herunterladen der befüllten Sammelerklärung ist dort jederzeit als eigenständiger Vorgang möglich (unabhängig davon, ob gleichzeitig eine Datei eingereicht werden soll oder nicht).
Gültige Formulare
Diagnoseverschlüsselungen
Das Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung (Zi) stellt Haus- und Facharztthesauren zur Verfügung, die die gebräuchlichsten Diagnoseverschlüsselungen für die einzelnen Fachgebiete wiedergeben. Die Thesauren basieren auf der ICD-10-GM als gemeinsame Klassifikation im gesamten deutschen Gesundheitswesen.
Zudem wurde der Bereitschaftsdienst-Thesaurus neu entwickelt. Dieser enthält eine Auflistung der Diagnoseschlüsseln, die am häufigsten im kassenärztlichen Bereitschaftsdienst dokumentiert werden und versieht diese mit den im Praxisalltag gebräuchlichen Bezeichnungen.
Seit 2024 keine Druckexemplare der Thesauren
Die bisherige Druckversion der Zi-Kitteltaschenthesauren wurden durch eine neue digitale und benutzerfreundliche Variante pro Fachgebiet abgelöst. Die Thesauren wurden in DIN A4 Format digitalisiert und stehen auf der Zi-Homepage für die jeweiligen Fachgruppen kostenfrei für den Download und zum Selbstausdruck zur Verfügung.
Mitgliederportal "Meine KVB"
Über das KVB-Mitgliederportal können Sie in Ihrer Praxis und von außerhalb verschiedene Online-Services der KVB nutzen.