Telematikinfrastruktur

Elektronische Patientenakte (ePA)

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist Teil der Telematikinfrastruktur (TI) und ein zentraler Baustein der bundesweit vernetzten Gesundheitsversorgung. Sie unterstützt Patienten dabei, Ärzten medizinisch relevante Gesundheitsdaten zur Verfügung zu stellen, und soll durch den ermöglichten Zugriff auf Dokumente von Behandlungen außerhalb der Praxis Transparenz über Behandlungsabläufe schaffen.

Durch ihre künftige sektoren- und einrichtungsübergreifende Verfügbarkeit vernetzt sie die an der Behandlung des Patienten beteiligten Akteure im Gesundheitswesen und ermöglicht ihnen einen sicheren und schnellen Dokumentenaustausch über den zentralen Ablageort ePA.  

Schaubild, KVB-Grafik elektronische Patientenakte, Fotos: stock.adobe.com/dmitrymoi, iconsgraph, LAFS, Lennert, lovemask, MacroOne, skarin, ylivdesign

ePA-Nachweis

Seit 1. Juli 2021 sind Ärzte und Psychotherapeuten verpflichtet, die erforderliche Ausstattung für den Zugriff auf die ePA in ihren Praxen vorzuhalten.

Anhand der eingereichten Abrechnungsdateien kann die KVB überprüfen, ob die Voraussetzungen in Bezug auf den Konnektor und das Praxisverwaltungssystem (PVS) geschaffen wurden. Die Bestellung bzw. Integration der Technik ist nicht manuell nachzuweisen. Praxen müssen somit keine Rechnungen, Bestellbestätigungen oder sonstige Unterlagen einreichen.

Technische Voraussetzungen, die nachgewiesen werden müssen:

  • ePA-Update des Konnektors (Produktversion des Konnektors beginnt mit der Zahl 4)
  • im PVS integriertes ePA-Modul

Sie können bei der Erzeugung Ihrer Abrechnungsdatei selbst überprüfen, ob beide Voraussetzungen erfüllt sind. Das KBV-Prüfmodul, das bei der Erstellung einer Abrechnung im PVS zum Einsatz kommt, wurde um einen Hinweistext im Prüfprotokoll ergänzt. Der Hinweis zur Feldkennung "KVDT-F0224" gibt Auskunft darüber, ob diese technischen Komponenten laut Abrechnungsdatei in der jeweiligen Betriebsstätte vorhanden sind.

Sollte gemäß KBV-Prüfprotokoll ein oder sogar beide Nachweise fehlen, obwohl Sie die genannten ePA-Voraussetzungen in Ihrer Praxis geschaffen haben, kontaktieren Sie bitte umgehend Ihren IT-Servicepartner/TI-Anbieter.

Die Nachweise sind zwingende Voraussetzung zur Vermeidung einer Honorarkürzung, die wir andernfalls gemäß § 341 Abs. 6 SGB V umsetzen müssen.

Texttabelle mit Markierungen, Screenshot, ePA, ePA-fähig
Beispiel ePA-Voraussetzungen erfüllt
Texttabelle mit Markierungen, Screenshot, ePA, nicht ePA-fähig
Beispiel ePA-Voraussetzungen nicht erfüllt

Finanzierung (Erstattungspauschalen)

Das Update auf den ePA-Konnektor wird mit einer Pauschale in Höhe von 400 Euro und das ePA-PVS-Modul mit einer Pauschale in Höhe von 350 Euro je Betriebsstätte finanziert. Zusätzlich erfolgt eine Erhöhung der im Rahmen der TI-Erstausstattung gezahlten Betriebskosten um 27,75 Euro pro Quartal (4,50 Euro für Konnektor, 23,25 Euro für ePA-PVS-Modul).

Für das ePA-Update Stufe 2.0 für den Konnektor und das PVS erhalten Praxen 450,00 Euro (250,00 Euro für Konnektor-Update, 200,00 Euro für PVS-Update) je Betriebsstätte.

Die Anspruchsberechtigung wird automatisch durch das PVS in der eingereichten Abrechnungsdatei nachgewiesen. Die Auszahlung der Pauschalen erfolgt automatisch mit der Restzahlung und wird im Honorarbescheid ausgewiesen.

Inhalt und Pflichten

Seit 1. Januar 2021 müssen die gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten die ePA anbieten und den Zugang zur Akte in Form einer App ermöglichen.

Seit 1. Juli 2021 muss die ePA in vertragsärztlichen und -psychotherapeutischen Praxen auf Wunsch des Patienten ausgelesen werden können. Andernfalls droht eine Kürzung des Honorars um ein Prozent. Praxen sind zudem verpflichtet, die ePA mit Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext zu befüllen, sofern der Patient dies wünscht. Für Patienten ist die ePA freiwillig.

Der Patient bestimmt, welche Daten in der ePA gespeichert und wieder gelöscht werden und wer darauf Zugriff hat. In der ePA können zunächst Daten zu Befunden, Diagnosen, durchgeführten und geplanten Therapiemaßnahmen, ebenso wie Behandlungsberichte, Arztbriefe und sonstige untersuchungs- und behandlungsbezogene medizinische Informationen auf Wunsch des Patienten gespeichert werden.

Auch der Notfalldatensatz (NFD) und der elektronische Medikationsplan (eMP) können als Kopie in der ePA abgelegt werden. Weitere Ausbaustufen sollen folgen.

Mit der 2. Ausbaustufe der ePA wird u.a. das Berechtigungskonzept verfeinert und weitere Dokumententypen eingebunden (siehe Übersicht Ausbaustufen ePA).

Grafik: gematik GmbH

MIOs: Datensätze in der ePA

Mit der ePA 2.0 wird in Form von MIOs (Medizinische Informationsobjekte) ein strukturierter Datenaustausch ermöglicht. MIOs dienen dazu, medizinische Daten standardisiert zu dokumentieren, sodass einzelne Datensätze einfach zwischen unterschiedlichen Praxisverwaltungssystemen ausgetauscht und weiterverarbeitet werden können. Für die Nutzung sind die Zustimmung des Patienten und die Zugriffsfreigabe auf die ePA wesentliche Voraussetzungen.

Folgende MIOs stehen mit der ePA 2.0 für die vertragsärztliche Versorgung zur Verfügung:

Technische Voraussetzungen

  • Anbindung an die TI
  • Update des Konnektors auf den ePA-Konnektor (Update-Stufe PTV 4)
  • ePA-Modul im Praxisverwaltungssystem (PVS)
  • eHBA G2 organisatorisch vorgeschrieben und technisch zur Signatur bestimmter Datensätze
  • Patienten-PIN ggf. für den Zugriff auf die ePA. Diese erhält der Patient von seiner Krankenkasse.
  • Für die ePA 2.0 ist ein Konnektor-Update (Updatestufe PTV5) und ein weiteres Update des PVS erforderlich.

Ansprechpartner für weitere Informationen, insbesondere zur Verfügbarkeit der Konnektor- und PVS-Updates, ist der praxiseigene IT-Servicedienstleister oder PVS-Hersteller.

Vergütung

GOP 01647 - Zusatzpauschale zu den Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschalen sowie den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische Leistungen) im Zusammenhang mit der ePA

  • EBM-Bewertung: 15 Punkte (Preis B€GO: 1,67 Euro)
  • obligater Leistungsinhalt
    • Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung von Daten nach § 341 Absatz 2 Nrn. 1 bis 5 und 10 bis 13 SGB V aus dem aktuellen Behandlungskontext für eine einrichtungs-, fach- und sektorenübergreifende Dokumentation über den Patienten in der elektronischen Patientenakte
    • Prüfung, ob erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter einer Übermittlung in die elektronischen Patientenakte entgegenstehen
    • Prüfung und ggf. Ergänzung der zu den Dokumenten gehörenden Metadaten
  • fakultativer Leistungsinhalt
    • Einholung der Zugriffsberechtigung vom Patienten zur Datenverarbeitung in dessen elektronischer Patientenakte
  • einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig
  • nicht berechnungsfähig, wenn im selben Behandlungsfall die Pauschale für die sektorenübergreifende Erstbefüllung (zehn Euro) abrechnet wird.

GOP 01431 - Zusatzpauschale zu den GOPen 01430, 01435 und 01820 für ärztliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA

  • EBM-Bewertung: drei Punkte (Preis B€GO: 0,33 Euro)
  • obligater Leistungsinhalt
    • Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung von Daten nach § 341 Absatz 2 Nrn. 1 bis 5 und 10 bis 13 SGB V für eine einrichtungs-, fach- und sektorenübergreifende Dokumentation über den Patienten in der elektronischen Patientenakte ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt
    • Prüfung, ob erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter einer Übermittlung in die elektronischen Patientenakte entgegenstehen
    • Prüfung und ggf. Ergänzung der zu den Dokumenten gehörenden Metadaten
  • maximal viermal im Arztfall berechnungsfähig
  • mit Ausnahme der GOPen 01430, 01435 und 01820 im Arztfall nicht neben anderen Gebührenordnungspositionen und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig

GOP 01648 - Sektorenübergreifende Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte

  • EBM-Bewertung: 89 Punkte (Preis B€GO: 10,03 Euro)
  • Obligater Leistungsinhalt:
    • Speicherung von Daten gemäß der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung in der elektronischen Patientenakte,
    • Prüfung, ob erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter einer Übermittlung in die elektronische Patientenakte entgegenstehen,
    • Prüfung und ggf. Ergänzung der zu den Dokumenten gehörenden Metadaten.
  • Fakultativer Leistungsinhalt:
    • Einholung der Zugriffsberechtigung vom Patienten zur Datenverarbeitung in dessen elektronischer Patientenakte,
    • Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung von (weiteren) Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext für eine einrichtungs-, fach- und sektorenübergreifende Dokumentation über den Patienten der elektronischen Patientenakte im selben Behandlungsfall.
  • Kann nur einmal pro Versicherten berechnet werden. Wurden bereits Einträge in der ePA vorgenommen, ist die GOP 01648 nicht berechnungsfähig.
  • Eine sektorenübergreifende Erstbefüllung liegt vor, wenn noch keine Inhalte von einem Vertragsarzt, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder Psychotherapeuten oder einem Zahnarzt in die ePA des Versicherten eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat. Um eine Doppelabrechnung durch mehrere Ärzte zu vermeiden, empfehlen wir daher, sich vor der Erstbefüllung der ePA möglichst beim Versicherten zu erkundigen, ob bereits Einträge vorgenommen wurden.
  • Im Behandlungsfall nicht neben der "Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung" nach GOP 01647 berechnungsfähig.
  • Die Beratung des Patienten zur Nutzung der ePA ist weiterhin nicht Aufgabe der Vertragsärzte und -psychotherapeuten.
  • Die Gültigkeit der GOP 01648 ist zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2023.

 

Zugriff

Ärzte und Psychotherapeuten können erst auf die ePA zugreifen, wenn der Patient seine Einwilligung und Freigabe erteilt hat. Der Patient kann den Zugriff auf die Dokumente in der ePA für die jeweilige Praxis über seine ePA-App freischalten oder direkt vor Ort in der Praxis mit seiner eGK und PIN-Eingabe. In einer späteren Ausbaustufe können die Berechtigungen für jedes Dokument einzeln erteilt werden. Der Patient kann die Zugriffsberechtigungen jederzeit widerrufen.

Der Abruf der ePA-Daten durch den Arzt oder Psychotherapeuten darf nur aufgrund einer konkreten Behandlungssituation erfolgen.

Informationsmaterial

FAQ - Elektronische Patientenakte

Elektronische Patientenakte (ePA)

FAQ - TI Honorarkürzungen

 

 

Weitere Informationen

KBV-Informationen

gematik-Informationen

Videos (gematik)

ePA-Infoveranstaltung (Mitschnitt)

Die ePA im PVS

eLearning