Elektronische Patientenakte

• Anbindung an die TI mit einem aktuellen Konnektor
• ePA-Modul im PVS (Für die "ePA für alle" benötigen Praxen das PVS-Update Stufe 3.0.)

Ansprechpartner für weitere Informationen ist der IT-Servicepartner oder TI-Anbieter (falls abweichend vom IT-Servicepartner).

Folgende technische Voraussetzungen müssen für den Nachweis der "ePA für alle"-Fähigkeit mit der Abrechnungsdatei übermittelt werden:

• eine aktuelle Konnektorversion (Produktversion des Konnektors beginnt mit der Zahl 5 oder höher) und
• das im PVS integrierte "ePA für alle"-Softwaremodul (ePA-Stufe 3 fähig)

Das KBV-Prüfmodul, das bei der Erstellung einer Abrechnung im PVS zum Einsatz kommt, wurde um einen Hinweistext im Prüfprotokoll ergänzt. Der Hinweis zur Feldkennung "KVDT-F0224" gibt Auskunft darüber, ob diese technischen Komponenten laut Abrechnungsdatei in der jeweiligen Betriebsstätte vorhanden sind.

Hinweis: Fehlen gemäß KBV-Prüfprotokoll ein oder sogar beide Nachweise, obwohl die genannten "ePA für alle"-Voraussetzungen in der Praxis geschaffen wurden, sollte umgehend der IT-Servicepartner/TI-Anbieter kontaktiert werden.

Im Behandlungskontext, der durch das Stecken der eGK nachgewiesen wird, erhalten Praxen automatisch 90 Tage Zugriff auf die gesamte ePA des Patienten. Dies gilt, sofern dieser eine "ePA für alle" hat und keine individuellen Einstellungen (siehe "Widerspruch des Patienten") getroffen hat.

1. Folgende Daten müssen von Ärzten und Psychotherapeuten in die ePA eingestellt werden:

• Laborbefunde
• Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
• Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nicht-invasiven oder konservativen Maßnahmen
• Arztbriefe
• Zu einem späteren Zeitpunkt sollen Daten zum digital gestützten Medikationsprozess folgen.

Die Befüllungspflicht gilt, sofern die Daten im Rahmen der konkreten aktuellen Behandlung durch den Arzt oder Psychotherapeuten erhoben und elektronisch verarbeitet wurden und der Patient dem Zugriff auf die Daten in der ePA durch den Arzt oder Psychotherapeuten nicht widersprochen hat.

Die genannten Daten können auch aus vorangegangenen Behandlungen durch Ärzte und Psychotherapeuten in die ePA eingestellt werden, sofern es aus ihrer Sicht für die Versorgung des Patienten erforderlich ist. Hierzu sind Ärzte und Psychotherapeuten jedoch nicht verpflichtet.

2. Folgende Daten müssen auf Verlangen des Patienten durch Ärzte und Psychotherapeuten in die ePA eingestellt werden (ggf. technisch zu Beginn noch nicht in allen Fällen möglich):

• Daten zu Befunden, Diagnosen, durchgeführten und geplanten Therapiemaßnahmen, Früherkennungsuntersuchungen, Behandlungsberichten und sonstige untersuchungs- und behandlungsbezogene medizinische Informationen
• Daten zur elektronischen Patientenkurzakte (ePKA)
• Daten zur pflegerischen Versorgung
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
• Daten aus DMP-Programmen
• Daten zu Heilbehandlungen und Rehabilitation
• Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende

Die Befüllungspflicht gilt, soweit diese Daten in der konkreten aktuellen Behandlung durch den Arzt oder Psychotherapeuten erhoben und elektronisch verarbeitet wurden und der Patient in die Übermittlung und Speicherung dieser Daten eingewilligt hat.

• Der Patient muss darüber informiert werden, welche Daten in die ePA übertragen und gespeichert werden. Ein daraufhin erklärter Widerspruch des Patienten ist nachprüfbar zu dokumentieren.
• Für die Übermittlung und Speicherung von Ergebnissen genetischer Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes ist eine ausdrückliche und schriftlich oder in elektronischer Form vorliegende Einwilligung des Patienten notwendig. Ein Musterformular zur Einwilligung ist auf der ePA-Themenseite der KBV zu finden.
• Bei Daten, deren Bekanntwerden Anlass zu Diskriminierung oder Stigmatisierung geben kann, muss der Patient auf das Recht zum Widerspruch gegen Übermittlung und Speicherung in die ePA sowie auf die Möglichkeit, die Verarbeitung dieser Daten zu beschränken, hingewiesen werden. Ein daraufhin erklärter Widerspruch ist nachprüfbar zu dokumentieren.
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen Patienten auf den Anspruch zur Befüllung der ePA mit weiteren Daten hinweisen (mit Ausnahme der elektronischen Abschrift der Patientenakte). Die erteilte Einwilligung des Patienten hierzu ist nachprüfbar zu dokumentieren.

Für die Patienteninformation können vorgefertigte Vordrucke in Form von Flyern und Aushängen eingesetzt werden, die abhängig vom jeweiligen Einzelfall gegebenenfalls mit dem persönlichen Gespräch verbunden werden. Die KBV hat hierfür einen Patientenaushang bereitgestellt.

Bei besonderen Informations- und Hinweispflichten bei hochsensiblen Gesundheitsdaten sind die ausdrücklichen Hinweispflichten und Formvorgaben (schriftliche/elektronische Einwilligung) stets zu beachten (s.o.). Zwar können auch in diesen Fällen Vordrucke verwendet werden, aber stets in Kombination mit dem persönlichen Gespräch.

Da die ePA als versichertengeführte Akte konzipiert ist, stehen dem Patienten verschiedene Widerspruchs- und Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, hierzu zählen:

• Widerspruch gegen die Bereitstellung der ePA an sich
• Widerspruch gegen den Zugriff einer Praxis auf die gesamte ePA
• Widerspruch gegen bestimmte Anwendungsfälle der ePA (bisher die elektronische Medikationsliste)
• Widerspruch gegen das Einstellen von Dokumenten vor Ort in der Praxis
• Anpassung der Dauer der Zugriffsbefugnis der Praxis auf die ePA
• Verbergen von Dokumenten oder Anwendungsfällen der ePA (also nur noch für Patienten sichtbar)
• Löschen einzelner Dokumente der ePA

In Folge stehen je nach Widerspruch oder vorgenommenen Einstellungen die ePA an sich oder bestimmte Dokumente, Dateien oder Anwendungsfälle für den Arzt oder Psychotherapeuten zur Befüllung oder Nutzung nicht zur Verfügung.

Voraussetzung für die Abrechnung der Gebührenordnungspositionen ist, dass in der ePA des jeweiligen Patienten Daten mit medizinischem Bezug gespeichert werden.
 

Sektorenübergreifende Erstbefüllung einer ePA -GOP 01648

• GOP gültig bis 31. Dezember 2025
• 89 Punkte
• sektorenübergreifend nur einmal je Patient berechnungsfähig, wenn noch keine Inhalte von einem Vertragsarzt, einem im Krankenhaus tätigen Arzt oder Psychotherapeuten oder einem Zahnarzt in die ePA des Versicherten eingestellt worden sind. Eine Erstbefüllung kann auch vorliegen, wenn der Versicherte selbst bereits eigene Inhalte in die ePA eingestellt hat. Um eine Doppelabrechnung durch mehrere Ärzte zu vermeiden, empfehlen wir daher, sich vor der Erstbefüllung der ePA möglichst beim Versicherten zu erkundigen, ob bereits Einträge vorgenommen wurden und/oder die ePA diesbezüglich zu sichten.
• nur berechnungsfähig, wenn Daten mit medizinischen Informationen aus dem aktuellen Behandlungskontext (Daten nach § 341 Abs. 2 Nrn. 1 bis 5 und 10 bis 13 SGB V) in die ePA eingestellt und die obligaten Leistungsinhalte erbracht wurden:
  • Speicherung von Daten gemäß der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung nach § 346 Absatz 6 SGB V in der ePA
  • Prüfung, ob erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter einer Übermittlung in die elektronische Patientenakte entgegenstehen
  • Prüfung und ggf. Ergänzung der zu den Dokumenten gehörenden Metadaten
• mit der Erstbefüllung sind keine vertragsärztlichen Beratungspflichten der Versicherten zur Funktionalität oder Nutzung der "ePA für alle" verbunden
• im Behandlungsfall nicht neben den GOPen 01647 und 01431 berechnungsfähig
• keine Erstbefüllung ist u.a. die Übertragung der eRezept-Daten in die Medikationsliste sowie das Einstellen der sogenannten Abrechnungs- oder Leistungsdaten der Krankenkasse

Weitere Befüllung einer ePA - GOP 01647

• 15 Punkte
• beinhaltet insbesondere die Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung medizinischer Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext in der ePA
• Zuschlag zur Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale zu den GOPen 01320 und 01321 (Ermächtigte), zur GOP 30700 (Schmerztherapie) sowie zu den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-vitro-diagnostische Leistungen)
• einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig
• im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01648 berechnungsfähig

Weitere Befüllung ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt und ohne Arzt-Patienten-Kontakt per Video - GOP 01431

• 3 Punkte
• umfasst Versorgungsszenarien mit ärztlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA, in denen keine Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale berechnet wird
• Zuschlag zu den GOPen 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (haus-/fachärztliche Bereitschaftspauschale) und 01820 (z.B. Rezepte, Überweisungen, Befundübermittlung) für ärztliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA gezahlt
• maximal viermal im Arztfall berechnungsfähig
• mit Ausnahme der GOPen 01430, 01435 und 01820 im Arztfall nicht neben anderen Gebührenordnungspositionen und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig

Überprüfung der GOPen geplant

Durch die "ePA für alle" kommen neue Aufgaben auf die Praxen zu. Die KBV hat deshalb mit dem GKV-Spitzenverband vereinbart, die Vergütung von Leistungen im Zusammenhang mit der "ePA für alle" auf Anpassungen zu überprüfen. Sollten Anpassungen bei Bewertung und Leistungsstruktur im EBM notwendig sein, wird der Bewertungsausschuss hierüber entscheiden.   

Aufzeichnungen von Online-Veranstaltungen der KVB

Web-Seminar Juni 2025

• (KVB - Allgemeine Informationen zur "ePA für alle": Minute 04:15; KVB - Rechtliche Aspekte zur "ePA für alle": Minute 42:30; ePA Pilotnutzer - Die "ePA für alle" in der Praxis: Minute 1:20:00; Fragerunde: Minute 1:43:15

Web-Seminar Februar 2025

• (KVB - Allgemeine Informationen zur "ePA für alle": Minute 04:40; KBV - Dr. Philipp Stachwitz - Die "ePA für alle" in der Praxis: Minute 31:40; KVB - Rechtliche Aspekte zur "ePA für alle": Minute 1:05:30; Fragerunde: Minute 1:42:30)

Web Seminar November 2024

• (KVB - Allgemeine Informationen zur "ePA für alle": Minute 07:30; gematik – ePA-Produktmanager Charly Bunar - Die "ePA für alle" in der Praxis: Minute 36:30; KVB - Rechtliche Aspekte zur "ePA für alle": Minute 1:08:00; Fragerunde: Minute 1:39:25)
   

Veranstaltungen der gematik

"gematik: Demonstration der ePA-Funktionen von PVS-Herstellern"