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Sonographie

Prüfungen zur Qualitätssicherung

Die aktuelle Ultraschallvereinbarung sieht vor und nach der Genehmigungserteilung verschiedene Maßnahmen zur Sicherung der Qualität vor. Hier erhalten Sie detaillierte Informationen zu Kriterien und Prozedere.

Maßnahme vor der Genehmigungserteilung

Initiale Abnahmeprüfung

Der Prüfprozess gilt für alle Ultraschallsysteme, die im B-Modus-Verfahren arbeiten bzw. auf dem B-Modus basieren.

Allgemeine Informationen zu Initiale Abnahmeprüfung

Es besteht weiterhin eine Pflicht zur Einreichung einer Gewährleistungserklärung des Herstellers bzw. Vertreibers Ihres Gerätes zum Nachweis der Erfüllung der apparativen Voraussetzungen.

Für neu zuzulassende Ultraschallgeräte die zum Zeitpunkt der Genehmigungserteilung noch keine 24 Monate in Betrieb waren, entfällt ab 01.10.2016 die zusätzliche initiale Abnahmeprüfung.

Für gebrauchte Ultraschallgeräte, die zum Zeitpunkt der Genehmigungserteilung bereits länger als 24 Monate in Betrieb waren, hat weiterhin nach § 9 Abs. 2 Ultraschallvereinbarung, geltende Fassung vom  01.10.2016, eine initiale Abnahmeprüfung zu erfolgen. Sobald Sie uns für diese Geräte die vom Hersteller ausgefüllte Gewährleistungserklärung eingereicht haben, erhalten Sie von uns eine entsprechende Anforderung.

Der Prüfprozess gilt für alle Ultraschallsysteme, die im B-Modus-Verfahren arbeiten bzw. auf dem B-Modus basieren. Dabei setzt sich ein Ultraschallsystem jeweils aus einer Kombination von Gerätekonsole, Schallkopf, Monitor und Dokumentationseinrichtung zusammen.

Statt Bilddokumentationen können Sie ein Wartungsprotokoll vorlegen, das nicht älter als 12 Monate sein darf. Das Wartungsprotokoll hat die Anforderungen nach § 13 Abs. 9 zu erfüllen. Nur wenn aus der messtechnischen Kontrolle eindeutig hervorgeht, dass die Leistungsfähigkeit des Ultraschallsystems hinsichtlich der technischen Bildqualität eine ausreichende diagnostische Sicherheit ermöglicht, kann ein Wartungsprotokoll anerkannt werden.

Für die Einreichung von Bilddokumentationen:

Im Farbduplex bitten wir um Einreichung von einer Aufnahme mit farbcodierter Darstellung (B-Modus-Bild incl. Farbe und Doppler) zur Beurteilung der technischen Leistungsfähigkeit Ihres Ultraschallsystems.

Bitte beachten Sie, dass für eine Abnahmeprüfung mit Bilddokumentationen nach der Beitrags- und Gebührenordnung der KVB (beschlossen von der Vertreterversammlung) grundsätzlich eine Gebühr in Höhe von 50 Euro anfallen wird. Über Höhe und das Begleichungsprozedere informieren wir in einem separaten Schreiben.

Welche Maßnahmen müssen Sie treffen?

Bitte reichen Sie geeignete Unterlagen ein, nachdem Sie von uns ein entsprechendes Anforderungsschreiben erhalten haben. Zudem muss die vom Hersteller ausgefüllte neue Gewährleistungserklärung vorliegen. Bitte beachten Sie die Informationen, die wir Ihnen mit dem Anforderungsschreiben zukommen lassen. Für das Prozedere ist von entscheidender Bedeutung, dass jeder beantragte Anwendungsbereich/Anwendungsklasse (B-Modus oder auf dem B-Modus basierendes Verfahren) eindeutig den gemeldeten Schallköpfen zugeordnet werden kann (Mehrfachzuordnungen ggf. möglich).

Sie können entscheiden, ob Sie ein Wartungsprotokoll oder Aufnahmen einreichen.

Das Wartungsprotokoll darf nicht älter als 12 Monate und die Aufnahmen nicht älter als drei Monate alt sein.

Entscheiden Sie sich für die Einreichung von Bilddokumentationen, können Sie die einzureichenden Aufnahmen frei auswählen. Eine wichtige Einschränkung ist allerdings, dass die Aufnahme einer der neu beantragten Anwendungsklassen/einer der genehmigten Anwendungsklassen entsprechen muss.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei mehreren (beantragten) Anwendungsklassen die geforderte Anzahl der Aufnahmen nur von einer Anwendungsklasse je Ultraschallsystem einreichen müssen. Die geforderte Anzahl der Aufnahmen entnehmen Sie dem Punkt „Weitere Informationen im Überblick“.

 

Sollten die Ultraschallsysteme von mehr als einem Arzt verwendet werden, bitten wir Sie, den Betreiber/Praxispartner über die initiale Bilderprüfung zu informieren. Hier reicht die Einreichung der Bilddokumentationen durch einen der betroffenen Ärzte grundsätzlich aus.

Checklisten zur Selbstprüfung

  1. Haben Sie geeignete Aufnahmen ausgesucht?
  2. Ist eine Darstellung aller verpflichtenden Inhalte mit einer Aufnahme (max. zwei Aufnahmen) möglich?
  3. Entsprechen diese Aufnahmen der (neu beantragten) Anwendungsklasse?
  4. Haben Sie auf dem Bild ggf. Seitenbezeichnungen angefügt?
  5. Haben Sie das Bild (gerne auf der Rückseite) mit den (beantragten) Anwendungsklassen und dem Ultraschallsystem, mit dem die Aufnahme erstellt worden ist (hier insbes. hinsichtlich des Schallkopfs), beschriftet?
  6. Entsprechen die Aufnahmen jeweils allen Kriterien nach Anlage III Nr. 6, 9.1 und 9.2 Ultraschallvereinbarung? Haben Sie für sich die zu Ihrer Selbstkontrolle von der KVB zur Verfügung gestellten Checklisten ausgefüllt?

Eine komprimierte Übersicht der Anforderungen, die Sie zur Selbstkontrolle der eingereichten Aufnahmen verwenden können, finden Sie in der Box rechts "Checkliste".

Einreichungsarten

Bei der Einreichung der Bilddokumentation ist darauf zu achten, dass es sich ausschließlich um anonymisierte Kopien auf Papier oder CD-ROM handelt, die nicht älter als drei Monate sind.

  • Papiergebundene Einreichung
    Bitte achten Sie darauf, dass Ihr Druckgerät richtig eingestellt ist und über ausreichend Toner verfügt. Ausdrucke auf Thermopapier sind selbstverständlich auch zulässig.
    Bitte verwenden Sie für den Ausdruck der Bilder hins. der Größenverhältnisse ein Standardformat. Die Aufnahmen müssen ohne weitere Hilfsmittel gut beurteilbar sein.
  • Elektronische Einreichung
    Bitte reichen Sie die Bilder auf CD ein. Idealer Weise verwenden Sie ein gängiges Standardformat (z.B. ".jpeg", ".bmp", Dicom). Sollte eine besondere Software erforderlich sein, kann es dazu führen, dass wir die Bilder nicht verarbeiten bzw. anzeigen können. In letztem Falle müssen wir die Aufnahmen an Sie zurücksenden und erneut – verbunden mit der Bitte um ein gängiges Datenformat – anfordern.
    Bitte löschen Sie vor dem Speichern der Aufnahmen auf dem Datenträger alle sonstigen dort enthaltenen Informationen.

Was passiert nach der Einreichung der Bilder?

Wir werden Ihre Aufnahmen einer Prüfkommission vorlegen. Diese wird die Aufnahmen anhand der in der Ultraschallvereinbarung festgelegten Kriterien prüfen.

Sollten die Aufnahmen nicht den geforderten Voraussetzungen entsprechen, erhalten Sie von uns zeitnah ein Informationsschreiben hierüber. Dieses enthält auch Informationen über die nachzubessernden Kriterien.

Sollten Ihre Ultraschallsysteme den Voraussetzungen entsprechen, enthält Ihr Genehmigungsbescheid einen Passus über das erfolgreiche Bestehen der initialen Bilderprüfung. Nach erfolgter Prüfung möchten wir die Bilddokumentationen rechtssicher vernichten und benötigen hierzu eine entsprechende Einverständniserklärung (siehe rechts oben) von Ihnen. Bitte füllen Sie diese aus und fügen Sie sie der Einsendung bei.

Bitte beachten Sie, dass für die initialen Bilderprüfung grundsätzlich eine Gebühr nach der Beitrags- und Gebührenordnung der KVB anfallen wird.

Maßnahmen nach der Genehmigungserteilung

Konstanzprüfungen

Nach § 13 USV umfasst diese Überprüfung alle Ultraschallsysteme, die auf der Grundlage des B-Modus Aufnahmen erstellen bzw. auf dem B-Modus basieren (z. B. Duplex-Verfahren).

Worum geht es bei der Konstanzprüfung?

In der Ultraschallvereinbarung (USV) ist u. a. die Verpflichtung zur regelmäßigen Konstanzprüfung durch die Kassenärztlichen Vereinigungen für die in der vertragsärztlichen Versorgung eingesetzten Ultraschallsysteme festgelegt. Hierdurch soll eine kontinuierliche hohe Leistungsfähigkeit hinsichtlich der technischen Bildqualität der Ultraschallsysteme gewährleistet werden.

Nach § 13 USV umfasst diese Überprüfung alle Ultraschallsysteme, die im B-Modus-Verfahren bzw. auf dem B-Modus basierenden Verfahren (z. B. Duplex-Verfahren) arbeiten. Sie haben die Möglichkeit, entweder ein Wartungsprotokoll für Ihre Ultraschallsysteme oder eine Bilddokumentation für eine genehmigte Anwendungsklasse einzureichen.

Ein Ultraschallsystem setzt sich aus Gerätekonsole, Schallkopf, Monitor und Dokumentationseinrichtung zusammen.

Das Wartungsprotokoll darf nicht älter als 24 Monate und die Aufnahmen nicht älter als sechs Monate alt sein.

Entscheiden Sie sich für die Einreichung von Bilddokumentationen, können Sie die einzureichenden Aufnahmen frei auswählen. Eine wichtige Einschränkung ist allerdings, dass die Aufnahme einer der neu beantragten Anwendungsklassen/einer der genehmigten Anwendungsklassen entsprechen muss.

Im Farbduplex bitten wir um Einreichung von zwei Aufnahmen (eine Aufnahme im B-Modus und eine Aufnahme mit farbcodierte Darstellung) zur Beurteilung der technischen Leistungsfähigkeit Ihres Systems. 

Wann wird die Konstanzprüfung durchgeführt?

Nach § 9 USV soll die erste Konstanzprüfung sechs Jahre nach der Abnahmeprüfung stattfinden. Danach werden die Prüfungen für jede Betriebsstätte im regelmäßigen Turnus von sechs Jahren durchgeführt.

Wie unterstützen wir Sie bei der Erfüllung dieser Pflicht?

Bitte reichen Sie für alle gemeldeten Ultraschallsysteme geeignete Aufnahmen oder ein gütiges Wartungsprotokoll ein, nachdem Sie von uns ein Anforderungsschreiben erhalten haben. Bitte beachten Sie die Informationen, die wir Ihnen zusammen mit dem Anforderungsschreiben zukommen lassen. 

Für einen insgesamt möglichst reibungsfreien Ablauf und um Rückfragen weitest gehend zu vermeiden ist es von entscheidender Bedeutung, dass jeder Anwendungsbereich/jede Anwendungsklasse (B-Modus oder auf dem B-Modus basierenden Verfahren) eindeutig den gemeldeten Schallköpfen zugeordnet werden kann (Mehrfachzuordnungen ggf. möglich). Für Sie bedeutet dies, dass Sie für jeden relevanten und gemeldeten Schallkopf eine Aufnahme einreichen müssen.

Bitte prüfen Sie das Antwortschreiben auf Vollständigkeit, bevor Sie uns dieses mit den Bilddokumentationen zusenden.

Weitere Informationen im Überblick

  • Sollten die Ultraschallsysteme von mehr als einem Arzt verwendet werden, bitten wir Sie, den/die Betreiber/Praxispartner über die notwendige Konstanzprüfung zu informieren. Einen komprimierten Überblick über die Anforderungen an die einzureichenden Bilddokumentationen finden Sie weiter unten unter dem Punkt "Checkliste".
  • Statt Bilddokumentationen kann ein Wartungsprotokoll vorgelegt werden, das für die Konstanzprüfung nicht älter als 24 Monate alt sein darf.
  • Das Wartungsprotokoll hat die Anforderungen nach § 13 Abs. 9 zu erfüllen. Nur wenn aus der messtechnischen Kontrolle eindeutig hervorgeht, dass die Leistungsfähigkeit des Ultraschallsystems hinsichtlich der technischen Bildqualität eine ausreichende diagnostische Sicherheit ermöglicht, kann ein Wartungsprotokoll anerkannt werden.

Wenn Sie sich für die Einreichung von Bilddokumentationen entscheiden:

  • Bitte beachten Sie, dass bei mehreren (beantragten) Anwendungsklassen die geforderte Anzahl der Aufnahmen nur von einer Anwendungsklasse je Ultraschallsystem einreichen müssen. Im Duplex-Verfahren sind zwei Aufnahmen erforderlich (eine Aufnahme im B-Modus und eine Aufnahme mit farbcodierter Darstellung). Für die Sonographie der Säuglingshüfte werden zwei zeitverschiedene Bilddokumentationen mit und ohne Winkelbefunde pro Seite benötigt (insgesamt vier Bilddokumentationen).
  • Die Aufnahmen sollen nicht älter als sechs Monate sein.
  • Ist ein Schallkopf für mehrere Anwendungsklassen geeignet, können Sie auswählen, für welche genehmigte Anwendungsklassen Sie eine Bilddokumentation einreichen möchten. (mind. eine Dokumentation je Schallkopf)

Mögliche Einreichungsmedien für Bilddokumentationen

Bei der Einreichung der Bilddokumentation ist darauf zu achten, dass es sich ausschließlich um anonymisierte Kopien auf Papier oder CD-ROM handelt, die nicht älter als sechs Monate sind.

a) elektronische Einreichung

Bitte reichen Sie die Bilder auf CD ein. Idealer Weise verwenden Sie ein gängiges Standardformat (z.B. DICOM, jpeg, bmp). Sollte eine spezielle Software zur Anzeige erforderlich sein, kann es dazu führen, dass wir die Bilder nicht verarbeiten bzw. anzeigen können. Bitte löschen Sie vor dem Speichern der Aufnahmen auf dem Datenträger alle sonstigen dort enthaltenen Informationen.

b) papiergebundene Einreichung

Bitte achten Sie unter anderem darauf, dass Ihr Druckgerät richtig eingestellt ist und über ausreichend Toner verfügt. Ausdrucke auf Thermopapier werden ebenfalls angenommen.

Für den Ausdruck der Bilder hinsichtlich der Größenverhältnisse verwenden Sie bitte ein Standardformat. Die Aufnahmen müssen ohne weitere Hilfsmittel interpretierbar sein. Im Farbduplexverfahren ist der Ausdruck eines Farbbildes notwendig.

Was passiert nach der Einreichung der Bilder?

Wir werden Ihre Aufnahmen einer Prüfkommission vorlegen. Diese wird die Aufnahmen anhand der in der Ultraschallvereinbarung festgelegten Kriterien prüfen. Sollten die Aufnahmen nicht den geforderten Voraussetzungen entsprechen, erhalten Sie von uns zeitnah einen entsprechenden Bescheid. Dieser enthält auch Informationen über die nachzubessernden Kriterien.

Sollten Ihre Ultraschallsysteme den Voraussetzungen entsprechen, erhalten Sie eine Mitteilung über die erfolgreiche Konstanzprüfung. Nach erfolgter Prüfung möchten wir die Bilddokumentationen rechtssicher vernichten und benötigen hierzu eine entsprechende Einverständniserklärung (siehe rechts oben) von Ihnen. Bitte füllen Sie diese aus und fügen Sie sie der Einsendung bei.

Bitte beachten Sie, dass für die Konstanzprüfung grundsätzlich eine Gebühr nach der Beitrags- und Gebührenordnung der KVB anfallen wird.

Checklisten zur Selbstprüfung

  1. Haben Sie geeignete Aufnahmen ausgesucht?
  2. Sind mit den Aufnahmen alle gemeldeten Schallköpfe nachvollziehbar abgedeckt?
  3. Ist eine Darstellung aller verpflichtenden Inhalte mit einer Aufnahme (max. 2 Aufnahmen in Ausnahmefällen) möglich?
  4. Entsprechen diese Aufnahmen der/n Anwendungklasse/n der Ultraschallvereinbarung?
  5. Haben Sie auf dem Bild ggf. Seitenbezeichnungen angefügt?
  6. Haben Sie das Bild (gerne auf der Rückseite) mit der genehmigten Anwendungsklasse und dem Ultraschallsystem, mit dem die Aufnahme erstellt worden ist (hier insbes. hinsichtlich dem Schallkopf), sowie Gerätenummer bei baugleichen Ultraschallgeräten, beschriftet?
  7. Entsprechen die Aufnahmen jeweils allen Kriterien nach Anlage III Nr. 6, 9.1 und 9.2 der Ultraschallvereinbarung? Haben Sie die theoretische Eignung der Aufnahmen  zu Ihrer Selbstkontrolle über die von der KVB zur Verfügung gestellten Checklisten vorab kontrolliert?

Eine komprimierte Übersicht der Anforderungen, die Sie zur Selbstkontrolle der eingereichten Aufnahmen verwenden können, finden Sie in der Box rechts "Checkliste".

Stichprobenprüfung Sonographie allgemein (§11)

Bei wem wird eine Stichprobenprüfung durchgeführt?

Im Rahmen der Stichprobenprüfungen fordert die KVB jährlich von sechs Prozent der Ärzte, denen eine Genehmigung erteilt worden ist, die Dokumentationen zu fünf abgerechneten Ultraschalluntersuchungen an. Die Anforderung erfolgt nach dem Zufallsprinzip.

Mit der Änderung der Ultraschallvereinbarung wurde ab 1. Januar 2017 zusätzlich zur bisherigen Stichprobenprüfung mit drei Prozent die Schwerpunktprüfung mit drei Prozent eingeführt.

Bei bis zu drei Prozent der Ärzte erfolgt eine Dokumentationsprüfung der Untersuchungen für Genehmigungen, die erstmals erteilt wurden, also in der Regel für neu zugelassene Ärzte.

Bei mindestens drei Prozent der Ärzte erfolgt eine Anforderung nach dem Zufallsprinzip. Die Anforderung betrifft alle Ärzte, die eine oder mehrere Sonographiegenehmigungen besitzen.

Vorgehen bei einer Stichprobenprüfung Sonographie allgemein (§11)

Sie erhalten ein Anforderungsschreiben unter Angabe des Patientennamens, Untersuchungsdatums, Betriebsstättennummer sowie eine von uns ausgewählte Gebührenordnungsposition.
Die Kriterien nach § 10 Abs. 2 bis 4 Ultraschallvereinbarung sind zu erfüllen. Besonders festzuhalten gilt, dass eine Anforderungen aus allen genehmigten Bereichen möglich ist, d.h. es existiert anders als bei der Konstanzprüfung keine Einschränkung auf das B-Modus bzw. auf ein darauf basierendes Verfahren

Bitte berücksichtigen Sie zusätzlich die Abrechnungsbestimmungen des Einheitlichen Bewertungsmaßstabes (EBM), insbesondere die obligaten und fakultativen Leistungsinhalte – sofern vorliegend.

Sie erhalten von uns zusätzlich ein Informationsblatt sowie eine Mustervorlage für die Dokumentation. Die Mustervorlage können Sie ergänzend - zu Ihrer in der Praxis bereits erstellten ärztlichen Dokumentation -  ausfüllen und mit den Bilddokumentationen einreichen.

Sofern die bildliche Dokumentation bzw. Archivierung nicht über den Ausdruck auf Papier erfolgt, bitten wir Sie, die Dokumentationen der angeforderten Patienten jeweils in der angeforderten Reihenfolge auf CD zu überspielen und in einem gängigen Datenformat zu speichern.

Infoblatt und Dokumentationshilfen

Stichprobenprüfung Sonographie Säuglingshüfte (§12 - Anl. V)

Zeiträume der Stichprobenprüfung Sonographie Säuglingshüfte

Im Rahmen der Stichprobenprüfung für die Sägulingshüfte überprüft die KVB alle fünf Jahre die Dokumentationen über die sonographischen Untersuchungen der Hüftgelenke bei Säuglingen anhand von zwölf Fällen.

Ausgenommen von der fünf Jahres-Regelung sind die neu zugelassenen Ärzte. Sobald diese die Genehmigung für die Säuglingshüfte erhalten haben, werden ab dem Datum der Genehmigung die ersten 12 abgerechneten Untersuchungen angefordert. Danach erfolgt eine Überprüfung innerhalb von 2 Jahren und anschließend alle 5 Jahre.

Einreichungsarten

Sofern die bildliche Dokumentation bzw. Archivierung nicht über den Ausdruck auf Papier oder Film erfolgt, bitten wir Sie, die Dokumentationen der angeforderten Patienten jeweils in der angeforderten Reihenfolge auf CD zu überspielen und in einem gängigen Datenformat zu speichern.

Anforderung an die Dokumentation und Befundbogen